Convention Bureau Territoriali
I Convention Bureau Territoriali sono degli organismi dotati di personalità giuridica che vengono costituiti da un mix di attori pubblici e privati allo scopo di promuovere il turismo congressuale di un determinato territorio.
Oltre alle attività strettamente promozionali si occupano anche del coordinamento delle imprese del comparto congressuale e devono poter rispondere tempestivamente alle richieste dell’utenza tramite le proprie strutture operative.
I convention bureau si costituiscono quando nel territorio sono presenti tutti gli attori principali e complementari del settore, ovvero:
– almeno un Centro congressi
– delle strutture ricettive che offrano un numero di posti pari o superiore a quelli offerti dalle strutture congressuali
– imprese di organizzazione professionali di congressi (PCO)
– personale specializzato nell’assistenza e nelle traduzioni congressuali
– imprese di allestimenti, di audiovisivi, di trasporto e di ristorazione in grado di gestire gli tutti aspetti logistici, tecnologici e di catering legati alle attività congressuali
– agenzie di viaggio specializzate nel settore delle convention
In presenza di tutti questi attori, l’attività del Convention Bureau si esplica nelle seguenti attività:
– gestione, in ogni suo aspetto, della promozione dell’offerta congressuale sul territorio ed attività di pubbliche relazioni e comunicazione con i referenti istituzionali del territorio
– rappresentanza diretta o indiretta, tramite mandati da parte di PCO, agenzie di viaggi, incentive house, hotel e altri soggetti del settore, per la vendita dei pacchetti di servizi congressuali agli utenti finali
– coordinamento dei servizi offerti dalle imprese tecniche, tecnologiche, dei trasporti, e dell’HORECA che sono di supporto alle attività congressuali, come anche delle società ed organizzazioni che si occupano di traduzioni e servizi di steward ed hostess congressuali
– fornitura di un servizio completo di informazione ed assistenza plurilingue ai congressisti sia prima che durante lo svolgimento della convention.
