Allotment

Allotment è un vocabolo inglese che può essere tradotto in lingua italiana con: contingente, parte, porzione, spartizione, ma senza alcuna attinenza turistica.

Assume un preciso significato turistico invece, allorché si tratta di un particolare rapporto tra Hotels e Agenzie di Viaggi e Tour Operator per la prenotazione e l’uso di un certo numero di camere e per un determinato periodo.

La Convenzione Internazionale tra la FUAAV (Agenzie di Viaggi) e l’AIH (Associazione Albergatori) negli art. 47 – 48 – 49 e 50, pur non usando il vocabolo allotment, spiega chiaramente trattarsi di un certo numero di camere (contingentamento) che l’albergatore mette a disposizione dell’Agenzia di Viaggi a particolari condizioni riguardanti:

a) il numero delle camere;
b) il prezzo convenuto che può prevedere il pagamento del vuoto pieno;
c) il periodo di durata dell’impegno reciprocamente assunto.

In senso lato si può parlare di allotment anche quando un Tour Operator effettua un contingentamento aereo od anche marittimo, allorché vengono organizzate crociere in pool con altri operatori turistici.

Con questa formula il tour operator acquisisce anticipatamente la disponibilità di una certa quantità di servizi (camere d’albergo, posti su aerei di linea, ecc.) ad un prezzo concordato e diversificato per stagionalità e tipologia, riservandosi di recedere dall’impegno (release), restituendo tutto o parte del contingente di servizi opzionato, senza il pagamento di penali, entro una scadenza prestabilita (dead line), trascorsa la quale scatta il meccanismo delle penali che crescono progressivamente con il decorrere del tempo fino a raggiungere l’intero prezzo di acquisto.

Ovviamente con questo contratto il rischio per il tour operator è minore, rispetto alla formula vuoto per pieno, e di conseguenza il prezzo dei servizi è maggiore.
Di fatto il tour operator ottiene la possibilità, entro il periodo di validità dell’offerta, di confermare le prenotazioni effettuate dal cliente finale senza necessità di ulteriori contatti con il fornitore (free sale).
Solo alla scadenza di tale periodo dovrà comunicare al fornitore i servizi effettivamente venduti. Naturalmente la data di scadenza dell’allotment verrà contrattata tenendo conto della stagionalità del prodotto: si tenderà a consentire fin sotto data la vendita nei periodi di bassa stagione (1-2 settimane precedenti l’utilizzo), mentre in alta stagione il fornitore spingerà per anticipare al massimo tale scadenza (3-4 settimane).

Con il contratto di allotment l’hotel non potrà vendere le camere fino al giorno X precedente alla data di arrivo.

Per ottenere prezzi sostanzialmente inferiori, il tour operator, può raggiungere con la struttura ricettiva accordi del tipo vuoto per pieno, con i quali il tour operator acquista, anticipatamente, una certa quantità di servizi turistici, principalmente posti letto in hotel, per un periodo determinato, assumendo direttamente il rischio dell’invenduto.
In questo modo il tour operator è sicuro della disponibilità di un sufficiente assortimento di servizi e può meglio impostare politiche di prezzi basate su costi minori, ottenendo un vantaggio competitivo che si potrà tramutare in un maggior profitto.
Per l’hotel questo tipo di formula è assai conveniente quando si hanno dubbi sull’attrattiva spontanea della destinazione e quando le prospettive di vendita della stagione sono basse.