Uno strumento indispensabile per la commercializzazione
Cresce in Italia la sensibilità verso una più articolata organizzazione dell’attività congressuale. Il riconoscimento della rilevanza non solo economica di questo settore, sta spingendo le grandi città italiane ad investire sia nei contenitori, i grandi Palazzi dei Congressi, sia nelle strutture collaterali di promozione e commercializzazione, i Convention Bureaux.
L’Italia, nonostante sia in grado di soddisfare ampiamente alcune delle più importanti condizioni, tuttavia a livello mondiale non ricopre il ruolo di primo piano che a pieno titolo le compete.
Nella graduatoria delle città che ospitano riunioni internazionali, le due città leader in Italia, Milano e Roma non riescono a primeggiare, come si può vedere dalle analisi nell’articolo che segue, con previsioni di ulteriori arretramenti (ICCA, Luiss).
Ciò è dovuto non tanto alla mancanza di strutture e servizi competitivi, quanto alla ancora debole spinta promo-commerciale (se paragonata a quella degli altri Paesi leader), e ai modelli organizzativi che sovrintendono al settore.
Può essere utile allora riportare, a mero titolo d’esperienza per un confronto più consapevole, qualche esperienza organizzativa di convention bureaux vincenti.
Alcuni dati sintetici relativi ad una ricerca ufficiale condotta da ICCA nel 1994, su 91 Convention Bureau in tutto il mondo forniscono una prima idea:
• Nell’86% dei casi il Convention Bureau è un dipartimento del locale Ufficio del Turismo.
• I contributi finanziari pesano per il 57% sugli Enti governativi, per il 25% sui soci, per il 18% derivano da altre entrate commerciali.
• Il budget annuale in media è di 2.335.806 USD, (CB europei, budget di 735.150 USD).
• La media del numero dei dipendenti è di 17,7 persone (CB europei, media di 6,1 persone).
Convention Bureau di Barcellona
Il BCB è un dipartimento specializzato dell’Ufficio del Turismo di Barcellona (Turisme de Barcelona), organismo partecipato dal Comune, Camera di Commercio, Fondazione per la Promozione di Barcellona, con l’apporto d’imprese del settore privato.
Il BCB, costituito nel 1984, non ha pertanto entità giuridica propria.
L’Ufficio del Turismo genera oltre il 50% del proprio bilancio attraverso attività quali:
• Gestione dei bus turistici
• Gestione dell’Ufficio Informazioni con prenotazioni alberghiere.
Il costo del BCB è coperto in parti uguali fra la componente pubblica e la componente privata.
Quest’ultima versa inoltre una quota annuale differenziata per settore e dimensione aziendale.
I soci privati sono 230, e sono selezionati attraverso un Regolamento che stabilisce i requisiti necessari per l’ammissione.
Il BCB è diretto da un Comitato Esecutivo di 14 membri in rappresentanza di tutte le categorie e resta in carica per quattro anni. Nel Regolamento è previsto che all’interno del CE sia presente l’Associazione Albergatori, un imprenditore alberghiero e imprenditori di vari settori.
Operano due Commissioni di lavoro:
1 – Controllo della qualità e ammissione nuovi soci
2 – Promozione e commercializzazione.
Il budget annuale è di 90 milioni di pesetas (L.1.050.000.000).
Le sedi e i Centri congressuali promossi sono 47, con capacità dai 14 ai 4.000 posti.
Sono associati sei alberghi a 5 stelle e 46 alberghi a 4 stelle, per un totale di circa 8.500 camere.
Non compaiono categorie inferiori ad eccezione di 11 strutture per studenti con un totale di 1,708 posti.
Sono inoltre associate 46 sedi particolari e storiche, quali musei, cantine, chiese, sale universitarie, ecc. e 28 ristoranti.
I restanti soci sono divisi per settore di servizio, con la preponderanza relativa delle agenzie di viaggio specializzato nel congressuale.
Convention Bureau di Ginevra
Il GCB è emanazione dell”Ufficio del Turismo di Ginevra, il quale destina l’80% del budget per promozione e commercializzazione.
Il GBC è governato da un Comitato composto dal Presidente e 8 Consiglieri di cui uno nominato dal Comune, mentre gli atri sono imprenditori dei vari settori (albergatori, trasporti, aeroporto,ristorazione).
Non sono presenti delegati delle Associazioni in quanto presenti nell’Ufficio del Turismo.
Il budget annuo è di 600.000 franchi svizzeri, pari a lire 730 milioni, interamente finanziato dall’Ufficio del Turismo.
L’Ufficio del Turismo a sua volta è finanziato da una tassa sulle entrate turistiche pagata da tutto il mondo economico interessato.
Gli albergatori concorrono con circa il 30% delle entrate
Altre entrate del GCB sono rappresentate:
• da una quota annua proveniente da PCO e AdV
• una cifra richiesta per ogni cliente.
Il personale è composto da 8 elementi.
Il GCB nel presentare la sua candidatura provvede preliminarmente ad opzionare le camere necessarie, le sale e i prezzi relativi e informa poi tutti i PCO e AdV del tipo di offerta di cui il cliente ha bisogno.
Propone inoltre pacchetti week end,, pacchetti incentive, tour con programmi dettagliati, transfer. guide, golf, sconti per i trasporti ferroviari.
Il booking è gestito dall’Ufficio del Turismo.
Il GCB si presenta come una struttura neutra, interessato solo a convogliare il cliente verso la città, prendendosi il rischio di presentare la candidatura, in alcuni casi anche molto costosa, potendo uscire sconfitto con la perdita dell’investimento.
Convention Bureau di Lione
Il CB di Lione è un’Associazione no profit, fondata nel 1986, con il compito di promuovere Lione in Francia e all’estero.
L’Associazione è costituita e finanziata da: Comune, Provincia, Regione, Camera di Commercio e alcuni Comuni limitrofi, che detengono l’81% della proprietà.
Il settore privato partecipa con una quota complessiva del 20% fra alberghi, centri congressuali, società di servizi e ristoranti, tutti sottoscrittori della Carta della Qualità istituita dall’Ufficio del Turismo e dei Congressi . L’assetto ideale cui il CBL tende è 50% Pubblico e 50% Privato.
Il Presidente è di emanazione Pubblica, mentre il CdA è composto in maggioranza di imprenditori privati.
L’attività principale si concentra sulla promozione e commercializzazione , non gestisce né vende direttamente.
La componente privata paga una quota annua differenziata, non sono previste commissioni sul lavoro procurato, ma vengono pagate le inserzioni sui cataloghi prodotti dal CBL, la pubblicità sui media del settore e la partecipazione alle iniziative promozionali speciali.
Il Budget annuale è di 5 milioni di franchi (Lit. 1,5 miliardi)
Il personale è composto da 5 addetti.
Il 60% dei clienti è di provenienza nazionale, il 40% per la gran parte europeo.
Tutto il budget del CB di Lione è la sua attività di commercializzazione: è infatti, in grado di proporre subito ai clienti sia i prezzi dei servizi sia la disponibilità di allotment di camere che acquisisce direttamente dagli alberghi.
Nella brochure sono pubblicizzati solamente gli alberghi membri del CB.
Convention Bureau di Madrid
IL MCB è stato costituito nel 1984, come dipartimento specializzato dell’Ufficio del Turismo Municipale senza personalità giuridica propria.
Madrid è stata eletta lo scorso anno (1998) da ICCA come la più importante destinazione mondiale per conferenze internazionali.
La crescita di fatturato rispetto al 1997 è stata del 37%, gli incontri, di tutti i tipi, sono stati di 1.773, più 30% mentre le persone ospitate sono state 546.266,più 59%.
La componente pubblica è composta dall’Ufficio del Turismo, Governo Regionale, Camera di Commercio, Aeroporto, mentre nella parte privata sono presenti tutti i settori interessati.
In tutto sono 160 i soci del MCB, con il 65% di partecipazione pubblica e il 35% di partecipazione privata.
Il Budget è di circa 350 milioni di pesetas (lire 4 milioni), coperti per 200 milioni di pesetas dalla parte pubblica.
Le entrate sono garantite da:
Ufficio del Turismo, versamenti annuali dei soci, quote d’iscrizione dei nuovi soci, accordi di collaborazione con Enti pubblici e privati.
Le quote versate dai soci sono graduate in funzione dell’importanza e della dimensione.
Altre fonti di reddito per il MCB sono attivate dalla partecipazione pubblicitaria dei soci alle azioni promozionali e all’interno dei cataloghi.
Il MCB non percepisce alcuna commissione per il lavoro procurato.
Il Consiglio di Amministrazione è composto dal Presidente, l’amministratore delegato e da un consigliere per settore rappresentato.
Convention Bureau di Sydney
Nel 1997 Sidney è stata nominata da ICCA “Number one convention city in the world”, ed ha ricevuto numerosissimi attestati.
Il SCVB è una Società di diritto privato, promossa da Comune e Regione, con la partecipazione dell’imprenditoria privata.
I soci aderenti sono oltre 500, appartenenti a tutti i settori interessati al business, sia di grandi dimensioni come compagnie aeree sia di piccole dimensioni come fornitori di servizi marginali.
Il Consiglio di Amministrazione è formato da 16 membri con un Presidente che può essere espressione sia del Pubblico sia del Privato.
Dei 16 membri del CdA, 3 sono nominati dal governo regionale, 1 dal governo cittadino, 12 dalla parte privata.
Le Associazioni non fanno parte del SCVB. E’ lo stesso SCVB che individua le aziende che a suo parere sono in possesso dei requisiti per associarsi.
I soci sono divisi in cinque categorie con diversi gradi di coinvolgimento e di concorso alle spese: ad ognuno di questi livelli corrisponde un’intensità di partecipazione decrescente.
Il budget è di 5,6 milioni di dollari australiani (L:6.750 miliardi), coperto per il 37% dai proventi pubblici.
Oltre a queste quote non sono previste commissioni sul lavoro procurato. Il personale impiegato negli uffici di Sidney ammonta a 21 unità.
Come è possibile vedere da questi esempi, le diversità organizzative sono notevoli, ma un punto accomuna tutte quelle esperienze di successo: la coesistenza e la collaborazione fra pubblico e privato, la chiara distinzione dei ruoli e la valorizzazione degli specifici apporti di ognuna delle due parti.
di Valentino De Bartoli
