Team Project nella Gestione Turistica

Uno dei contributi più significativi alla teoria e alla pratica direzionale si deve allo sviluppo del concetto del “project management”, il cui impiego presso le organizzazioni pubbliche e private è in continua espansione.

In un contesto di crescente incertezza ed instabilità dell’ambiente di riferimento, in cui le organizzazioni sono chiamate a fornire risposte innovative e a problemi sempre più complessi, il project management sembra costituire, infatti, una soluzione particolarmente efficace e flessibile rispetto ai tradizionali modelli organizzativi.

Ciò indipendentemente dal  tipo di organizzazione, sia essa pubblica o privata, e dalla snellezza dei sistemi organizzativi interni che, per quanto raffinati e flessibili possono essere, prevedono normalmente procedure complesse, tempi lunghi di risposta e, in qualche caso, portano a soluzioni meno efficaci e originali dei problemi.

Recentemente, poi, la concezione che vuole le imprese come immerse in una rete, e quindi interagenti sempre più frequentemente con le altre imprese che operano nello stesso ambito di riferimento, ha fatto sì che si applicasse la pratica del project management anche alla risoluzione di problemi di interesse interaziendale con la creazione di gruppi di progetto misti, formati cioè da risorse provenienti da diverse organizzazioni operanti sia nel settore pubblico che in quello privato.

Quest’ultimo  tipo di strutture di progetto verrà esaminato nel corso della nostra analisi, rivolta a definire i principali attori e le logiche che animano il particolare settore del turismo, dove l’applicazione  dei gruppi di lavoro misti ha portato al conseguimento di risultati particolarmente importanti per la riqualificazione del turismo nazionale e il suo rilancio nel mercato internazionale.

I GRUPPI DI LAVORO MISTI NEL TURISMO

Nel mondo del turismo operano numerose strutture che possono rientrare nella categoria del project management  e dei gruppi di lavoro “interaziendali”; tra questi citiamo ad esempio l’iniziativa del Ministero degli Affari Esteri (MAE) volta promuovere la cultura italiana nel mondo, i progetti realizzati dal Comitato Tecnico ENIT-Regioni insieme al Poligrafico dello Stato, per la creazione di una serie di banche dati sull’offerta turistica italiana, e in collaborazione con il Convention Bureau e l’ICE per la realizzazione di iniziative di promozione del settore congressuale all’estero.

Senza dilungarsi nell’elencazione dei numerosi altri esempi di gruppi di lavoro misti che operano all’interno del settore  turistico, si possono individuare alcune caratteristiche. Innanzitutto essi si differenziano sostanzialmente dalle strutture di progetto interne alle organizzazioni per i loro obiettivi finali, in quanto nascono intorno ad un problema di tipo “macroeconomico” che investe più tipologie di imprese.

Pertanto la creazione  di strutture di progetto e gruppi di lavoro misti dovrebbe essere fatta in vista della realizzazione di sinergie tra imprese per la soluzione di un problema di interesse generale, quale, ad esempio, la promozione all’estero o la necessità di identificare gli standard di qualità rivolti ad adeguare l’offerta italiana di servizi di accoglienza agli standard europei; o ancora la definizione di interventi  per una  più efficace utilizzazione dei beni culturali ed ambientali ai fini turistici.

In questi casi la struttura di progetto definita formalmente, assume una visibilità pari a quella delle imprese coinvolte; il project manager  che si occupa del coordinamento funzionale del gruppo , nella maggior parte dei casi, il promotore della struttura di progetto e al tempo stesso il “cliente” che utilizzerà i risultati raggiunti dal gruppo (ed è questo il secondo elemento di diversità rispetto alle strutture di progetto interne), Tale rapporto cliente/fornitore non esclude  però che per gli altri componenti vi sia un ritorno anche solo in termini di immagine.

Inoltre, all’interno dei gruppi di lavoro misti operanti nel turismo accade molto spesso che il promotore/cliente della struttura di progetto sia la Pubblica Amministrazione che, di fronte ad un problema  di governo del settore, può decidere di convocare un gruppo di lavoro misto composto di tutti i soggetti interessati al problema che potranno beneficiare così dei risultati raggiunti.

Gli obiettivi sono comunque definiti congiuntamente da project manager e dalle imprese coinvolte; queste ultime stabiliscono le risorse da destinare al gruppo di lavoro sulla base delle competenze specifiche (non necessariamente “tecniche”, in qualche caso anche solo “relazionali”) e ne valutano le prestazioni sulla base dei risultati ottenuti in termini di “vantaggio” ottenuto per l’azienda.

Per quanto riguarda infine il sistema di rilevazione dei costi non c’è uniformità di comportamenti e non sono previsti sistemi sofisticati di pianificazione e controllo, che peraltro potrebbero non essere essenziali ai fini del risultato.

Infatti, nel decidere di destinare una risorsa interna ad un gruppo di lavoro misto le aziende normalmente valutano le possibilità di ottenere un ritorno economico o di immagine, che viene trasferito a chi farà parte del gruppo di lavoro che nel corso dei lavori dovrà trasmettere oltre alle proposte competenze professionali anche i valori dell’azienda.

Esempi tipici sono le strutture di progetti o impegnate nel definire i parametri per una migliore gestione del territorio a fini turistici. In questi casi la presenza delle società ambientaliste è normalmente finalizzata alla difesa del patrimonio naturalistico.

Così la risorsa destinata al gruppo di lavoro viene caricata di una serie di responsabilità e il risultato del lavoro svolto assume una visibilità anche esterna, nei confronti delle altre imprese. Solo in qualche caso il risultato è stato insoddisfacente ed ha comportato lo “scoraggiamento” delle risorse destinate al gruppo di lavoro misto.

Naturalmente sono numerosi i vantaggi che possono derivare dall’utilizzo di strutture di progetto miste: il più evidente è quello di fornire un’elevata efficienza organizzativa in occasione in cui si è costretti a fronteggiare situazioni di elevata incertezza dell’ambiente di riferimento, caratterizzati da un’altra complessità dei compiti e un forte bisogno di integrazione. E questo è quanto sta succedendo negli ultimi anni nel settore del turismo.

Nella pratica si è visto che l’adozione di strutture di project management e di gruppi di lavoro misto ha portato alla risoluzione di importanti questioni per il settore e i casi sopra accennati costituiscono solo alcuni degli esempi più importanti.

I mutamenti e le rapide trasformazioni della società post-industriale hanno infatti un forte impatto sul turismo nazionale che solo fino a qualche anno fa era regolato dalle logiche dell’impresa familiare e che oggi si trova a dover utilizzare gli strumenti della “multimedialità”.

Sembra dunque che, l’utilizzo di tali strumenti, per le questioni relative all’accoglienza turistica possa rappresentare un efficace strumento manageriale, in grado di agevolare il cambiamento della struttura turistica nazionale verso standard qualitativi sempre più elevati, che stimolano il turismo, ad assumere la configurazione di una grande industria nazionale.

Perché ciò avvenga è necessaria una maggiore informazione sulle modalità  operative del project management e dei gruppi di lavoro misti affinché possano essere utilizzati anche a livello territoriale come strumenti per la realizzazione del prodotto turistico  locale, la cui “esportazione “ha forti ricadute sull’economia regionale e può contribuire a risolvere alcune situazioni critiche del nostro Mezzogiorno.

Ancora qualche passo resta da percorrere per adeguare tale strumento alle esigenze delle imprese private attraverso, ad esempio, un sistema di rilevazione dei costi e dei tempi necessari al raggiungimento dei risultati.

Essenzialmente per superare le eventuali resistenze che soprattutto l e piccole imprese (e sono tutte in Italia) possono avere nei confronti del project  management e, in generale, di tutti gli strumenti del management strategico. Ma questo è marcatamente un problema di tipo culturale.

di Valeria Arancio

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